O processo de auditoria interna é um grande aliado para o crescimento da empresa. Mesmo identificando e tratando não conformidades e oportunidades de melhorias no dia a dia da organização, na auditoria sempre é possível elevar o nível do SGQ, pois ela é feita com base em um referencial de excelência! 

Porém, de nada adianta planejar uma auditoria perfeita se, na prática, os auditores e auditados vão se enrolar com os prazos, as evidências serão perdidas e os apontamentos ficarão sem ação. 

Por isso, neste texto, quero mostrar porque o software de gestão de auditorias da 8Quali fará diferença no seu sistema de gestão.

Software de gestão de auditorias: segurança dos registros da auditoria

Independentemente do apontamento feito na auditoria (conforme, não conforme, oportunidade de melhoria), as informações documentadas durante o processo precisam estar seguras. 

O auditor vasculha todos os processos da empresa e precisa anotar o que ele está vendo. Isso quer dizer que as informações, desde a operação até estratégicas, podem estar detalhadas nos relatórios, e precisam ser resguardadas quanto à confidencialidade.

Não adianta guardar um segredo de fábrica a sete chaves, e não assegurar que essas informações vazem por outros meios.

Além disso, como se trata de um processo delicado, a integridade de tudo que é registrado precisa ser validada. Por exemplo: uma não conformidade apontada não pode sumir depois da auditoria. 

O software 8Quali conta com recursos para garantir a segurança de todas as informações documentadas dentro do sistema, como contas e senhas, criptografia, permissões de acesso, cópias de segurança e trilha de auditoria.

Facilidade de armazenamento das informações

Ainda falando sobre os registros da auditoria, sabemos que, muitas vezes, não é possível apenas descrever a situação. Precisamos fazer registros fotográficos e guardá-los como evidência. 

Para armazenar esses registros, podemos criar uma pasta separada para colocar as fotos, por exemplo. Mas não é nada prático ter que abrir o relatório e ainda ter que procurar uma evidência específica entre todas as outras.

Ainda dá para adicionar as fotos dentro do editor de textos, mas isso gera a perda da resolução, prejudicando o registro. E dá mais trabalho também!

No software de gestão de auditorias 8Quali, é possível adicionar textos e fotos nos itens auditados, centralizando as informações e facilitando a análise dos apontamentos. Muito mais prático!

Auditorias online, mas também offline!

Em muitas empresas, é normal ter lugares sem acesso ao computador ou à internet, e aí a solução seria usar o papel. E ter todos os problemas citados acima. 

Mas a 8Quali pensou nisso também e trouxe a tecnologia a favor das auditorias. O APP mobile permite a realização das auditorias através do celular e de forma offline, dessa forma, garante o registro correto e armazenamento das informações de forma segura.

Todos os registros feitos de forma offline ficam em cache e são sincronizados ao software assim que uma conexão com a internet for feita.

Programa de auditorias centralizado em um único lugar

Fazer um programa de auditoria com vários auditores pode se tornar um caos. Ter vários auditores significa ter várias planilhas ou papéis, afinal, não dá para todos os auditores usarem a mesma planilha ou documento de texto.

Depois, o responsável pelo programa de auditorias precisa ficar juntando documentos e planilhas. Sem falar que, ao final das auditorias, esses documentos passam de mão em mão para coletar assinaturas.

Com o software de gestão de auditorias da 8Quali, as informações ficam todas centralizadas no mesmo lugar, e os auditores recebem notificações sobre o que precisam fazer. Portanto, as auditorias do auditor serão listadas com todas as informações colocadas ao abrir o software, e sem trabalho extra.

Não conformidades linkadas com as auditorias

A auditoria não é um processo-fim. Ela abre caminho para que mudanças aconteçam na empresa. Porém, muitas vezes, os apontamentos da auditoria acabam ficando parados no relatório da auditoria.

O 8Quali é um software completo de gestão da qualidade, que possui integração dos módulos de gestão de auditorias com gestão de não conformidades. Ao abrir uma não conformidade no final da auditoria, os responsáveis já ficarão sabendo e já poderão começar o tratamento, sem demora e maiores burocracias.

Automatizar o processo com um software de gestão de auditorias é o caminho para focar na melhoria contínua da empresa!

Ficar enviando relatórios de auditoria por e-mail e correndo atrás das pessoas não irá ajudar a empresa em nada. Os colaboradores precisam ter tempo livre para pensar e agir para melhorar a empresa, e não para atuar nas burocracias. 

Portanto, o software de gestão de auditorias da 8Quali trará praticidade e segurança para seu processo, para que as não conformidades sejam tratadas e oportunidades de melhoria sejam implantadas.

Solicite uma apresentação do 8Quali para nosso time, estaremos prontos para ajudar a elevar, inovar e facilitar o nível do seu sistema de gestão da qualidade!